Capitolul 1: Sistemul de gestiune a bazelor de date Access 2000

3.1 Prezentare generală

Sistemul de Gestiune a Bazelor de Date Microsoft ACCESS 2000 face parte din pachetul de programe Microsoft Office şi este cea de-a cincea versiune a produsului de la lansarea sa iniţială în anul 1992.

Principalele caracteristici ale SGBD-ului ACCESS sunt:

• este relaţional şi lucrează sub sistemul de operare Windows;
• este deschis comunicării cu alte Sisteme de Gestiune a Bazelor de Date cum ar fi FoxPro sau Paradox;
• este compatibil cu tehnologia ActiveX, care permite realizarea aplicaţiilor client/server;
• permite realizarea unor aplicaţii complexe prin utilizarea limbajului Visual Basic;
• permite comunicarea cu SQL Server, un alt produs Microsoft care gestionează baze de date;
• permite accesul la baze de date din reţeaua Internet, fiind un instrument util pentru publicarea informaţiilor în paginile Web;
• este autodocumentat prin help, apelabil contextural sau la cerere;
• conţine instrumente wizard care permit utilizatorului crearea într-o manieră foarte simplă a obiectelor bazei de date;
• permite crearea de comenzi rapide (shortcuts) în vederea accesării obiectelor ACCESS;
• permite crearea de grupuri de obiecte definite de utilizator în cadrul bazei de date;
• permite personalizarea bazei de date;
• permite utilizarea obiectelor ACCESS din cadrul altor aplicaţii rulate sub sistemul de operare Windows.

Arhitectura Microsoft ACCESS

O bază de date ACCESS poate fi definită ca fiind o colecţie de obiecte: tabele (table), cereri de interogare (query), formulare (form), rapoarte (report), pagini Web (pages), comenzi macro (macro) şi module (module).

• Tabela (Table) este un obiect definit de utilizator în care sunt stocate datele primare (expresia modelului relaţional).
• Formularul (Form) este un obiect care permite introducerea datelor, afişarea acestora sau controlul întregii aplicaţii.
• Cererea de interogare (Query) este un obiect care permite vizualizarea informaţiilor obţinute prin prelucrarea datelor din una sau mai multe tabele şi/sau alte cereri de interogare.
• Raportul (Report) este un obiect care permite formatarea şi tipărirea informaţiilor obţinute în urma consultării bazei de date sub formă de documente.
• Pagina Web de accesare a datelor (Pages) reprezintă un obiect care include un fişier HTML şi alte fişiere suport în vederea furnizării accesului la date prin intermediul browser-elor Internet.
• Comanda Macro (Macro) reprezintă un obiect care conţine o definiţie structurată a uneia sau mai multor acţiuni pe care ACCESS le realizează ca răspuns la un anumit eveniment.
• Modulul (Module) reprezintă un obiect care conţine proceduri definite de utilizator şi scrise în limbajul de programare Visual Basic.

Crearea unei baze de date:

La pornire, SGBD ACCESS afişează ecranul din figura din care rezultă două posibilităţi:

• crearea manuală a unei baze de date goale: Blank Access database
• crearea unei BD cu ajutorul asistentului.

Deschiderea unei baze de date existente: dacă se doreşte modificarea sau consultarea unei baze de date creată anterior, aceasta trebuie mai întâi deschisă. În fereastra principală se selectează Open an existing file şi se activează butonul [OK] care va deschide o nouă fereastră de dialog Open asemănătoare cu fereastra de dialog File New Database, în care se selectează baza de date ce se doreşte a fi modificată.

3.2 Crearea structurii bazei de date

În vederea facilitarii întelegerii modului în care se creeaza o aplicatie în Microsoft ACCESS 2000, vom folosi un studiu de caz practic (prezentat in capitolul anterior).

Crearea tabelelor:
Crearea structurii tabelelor se poate face în trei moduri:

• Utilizând fereastra de proiectare (Create table in design view)
• Prin introducerea datelor (Create table by entering data);
• Utilizând instrumentul Wizard (Create table by using wizard).

Modul cel mai eficient de creare a tabelelor îl reprezinta utilizarea ferestrei de proiectare, motiv pentru care vor fi prezentate mai întâi pe scurt celelalte doua moduri.

Crearea unui tabel utilizând instrumentul wizard permite adaugarea unor câmpuri standard ce se afla deja în cadrul bibliotecilor de tabele standard. De exemplu, daca se doreste realizarea unui tabel cu clientii (Customers), utilizându-se instrumentul wizard, se pot selecta anumite câmpuri standard pentru aceasta tabela, precum si relatiile pe care acestea le au cu alte câmpuri din alte tabele. Nu recomandam aceasta modalitate deoarece câmpurile din cadrul tabelelor standard au fost create pentru sistemul de lucru anglo-saxon, care, în anumite privinte, nu corespunde sistemului românesc.

Revenind la primul mod de creare a unei tabele, prin realizarea unui dublu clic pe Create table in design view pe ecran va apărea fereastra Table.

În cadrul acestei ferestre se definesc numele câmpului (Field Name), tipul de date (Data Type) şi, opţional, o descriere a câmpului respectiv (Description). În panoul de jos al acestei ferestre se introduc celelalte proprietăţi ale câmpului.

Field name: numele câmpurilor poate fi format din maximum 64 de caractere, poate să conţină spaţiu şi nu trebuie să conţină următoarele caractere: [ , ], ., ‘, ! . De asemenea, nu trebuie să fie cuvânt rezervat al ACCESS.

Data type: tipuri şi subtipuri de date:

Microsoft ACCESS 2000 permite ca numele de câmp să fie format din mai multe cuvinte, de exemplu [Număr factură]. În versiunile mai vechi de ACCESS denumirea acestui câmp ar fi fost scrisă într-un singur cuvânt sub forma Număr_factură.

Format: formatul în care sunt afişate datele:
Proprietatea Format se utilizează pentru stabilirea modului în care numere, date calendaristice, timp şi text vor fi afişate. Ea nu afectează şi modul de introducere a datelor. Numărul de zecimale (Decimal places):
În cadrul acestei proprietăţi se stabileşte numărul de zecimale ce pot fi atribuite câmpului. Există o listă de opţiuni şi se pot selecta valori cuprinse între 0 şi 15 sau Auto pentru determinarea automată a numărului de zecimale.

Input Mask (formatul de introducere). Proprietatea Input Mask (şablon de introducere a datelor) se poate specifica utilizând trei secţiuni:

• specifică şablonul însuşi, cum ar fi: !(999) 999-9999;
• specifică dacă Microsoft Access va memora toate caracterele tastate; dacă se utilizează 0 în această secţiune, toate caracterele vor fi memorate ca valoare a câmpului în cauză (de exemplu, parantezele pentru prefix ori separatorii unui număr de telefon vor fi memoraţi împreună cu numărul însuşi); dacă se alege 1 sau nu se tastează nimic, vor fi memorate numai caracterele care alcătuiesc valoarea propriu-zisă a câmpului respectiv;
• specifică acel caracter pe care Microsoft Access îl va afişa în locul în care trebuie să apară în şablon; în această secţiune se poate utiliza orice caracter; pentru afişarea unui şir de caractere vid, se utilizează un spaţiu cuprins între ghilimele (" ").

Caption: aceasta permite specificarea unui al doilea nume în situaţiile în care primul nu este destul de semnificativ. El apare în antetul cererilor de interogare, formularelor şi rapoartelor.

Default Value (Valoarea implicită): este o valoare care este atribuită automat, în momentul când utilizatorul nu introduce nici o valoare în acel câmp.

Validation Rule (regula de validare): regulile de validare testează, conform criteriului furnizat sub forma unei expresii ACCESS, valoarea introdusă într-un câmp. Acestea folosesc:

• operatorii: =, -, *, /, \, Mod, <, >, <>, =, <=, >=, AND, OR, BETWEEN, IN, IS NULL;
• identificatorii se dau în paranteze drepte [];
• funcţii şi constante.

Dacă nu se specifică nici un operator, ACCESS asumă automat operatorul de egalitate.

Validation Text (textul de validare): reprezintă textul care va apărea pe bara de mesaje în cazul în care valoarea introdusă nu respectă criteriul impus de regula de validare.

Required (cerut): prin această proprietate se stabileşte dacă prin introducerea unei înregistrări în cadrul tabelei este obligatorie şi completarea respectivului câmp.

Indexed (Indexat): dintr-o listă derulantă se poate alege între un index care admite valori duplicat sau unul care cere ca fiecare valoare a câmpului să fie unică. Access defineşte automat cheia primară a tabelei ca fiind indexată şi fără duplicate (No Duplicated).

Prin activarea tab-ului Lookup din panoul de proprietăţi, se pot specifica o serie de proprietăţi care se referă în principal la sursa de introducere a datelor.

După descrierea câmpurilor componente ale unei tabele (conform teoriei modelului relaţional) trebuie să stabilim cheia primară a acesteia. Dacă uităm, Access ne avertizează de acest lucru şi ne sugerează el o cheie primară. Aceasta poate fi formată din unul sau mai multe câmpuri (cheie compusă). Dacă cheia primară este formată dintr-un singur câmp, se selectează acesta şi apoi se activează butonul cheia primară. Dacă cheia primară este formată din mai multe câmpuri se selectează primul, iar celelalte se selectează în combinaţie cu apăsarea tastei CTRL, după care se activează butonul cheie primară .

Relaţii între tabele:

Din punct de vedere al momentului creării acestora, există două tipuri de relaţii între tabelele unei baze de date ACCESS, şi anume:

• relaţii permanente - se stabilesc după definirea tabelelor şi sunt cerute de modelul relaţional făcând parte din structura bazei de date. Acestea se realizează de obicei prin corespondenţele cheie primară – cheie externă şi sunt memorate în baza de date;
• relaţii temporare - se stabilesc între tabele cu ocazia definirii unor cereri de interogare, nefiind înregistrate în structura bazei de date.

În cadrul unei baze de date nu este obligatoriu ca între toate tabelele să existe relaţii. Este posibil ca în cadrul unei aplicaţii să utilizăm şi tabele independente şi/sau de lucru (tabele temporare). În cadrul acestora se scriu şi se şterg datele aferente unei anumite operaţii.

Relaţiile care se pot stabili între tabele sunt de trei tipuri:

• unu la mai mulţi (one to many);
• unu la unu (one to one);
• mai mulţi la mai mulţi (many to many).

Revenim în cadrul ferestrei Relationships

pentru a descrie procesul de construire a relatiilor dintre tabele. O relatie între doua tabele se realizeaza prin operatia drag and drop de la cheia primara a tabelei principale la cheia externa a tabelei secundare.

Cu această ocazie, ACCESS va deschide fereastra de dialog Edit Relationship, în care se observă legătura stabilită între cheia primară şi cheia externă.

În cazul în care este selectată proprietatea Enforce Referential Integrity (Impune integritate referenţială) în cadrul unei aplicaţii, aceasta înseamnă că atunci când se introduce o nouă înregistrare în tabela secundară, se verifică dacă valoarea cheii externe se găseşte în tabela primară, în câmpul corespunzător cheii primare. Aceasta înseamnă că este necesară mai întâi încărcarea datelor în tabela principală şi apoi în cea secundară.

Introducerea datelor în tabele:

În cadrul aplicatiilor ACCESS datele pot fi introduse în tabele printr-o multitudine de metode. În fereastra Database selectam tabela Camere, în care dorim sa introducem date si activam butonul . Pe ecran va aparea fereastra

, Datasheet (foaie de date). În cadrul acestei ferestre se pot vizualiza si/sau modifica datele deja introduse sau se pot introduce date noi.

3.3 Formulare (simple, avansate)

Formularele (Forms) reprezinta interfata principala între utilizator si o aplicatie MS Access, fiind obiecte ale bazei de date ce permit introducerea si afisarea datelor într-o maniera cât mai atractiva.

În cadrul unei aplicatii, formularele pot îndeplini mai multe functii:

• afisarea si editarea datelor;
• controlul operatiilor realizate de aplicatie;
• introducerea de date;
• afisarea de mesaje;
• tiparirea informatiilor.

Un formular este compus din trei parti: antetul, zona de detaliu si subsolul:

Lucrul cu formulare se poate realiza in unul din următoarele moduri de vizualizare:

	Design View	în acest mod de vizualizare poate fi modificat design-ul formularului
	Form view	vizualizarea propriu-zisă a formularului
	Datasheet view	mod de vizualizare sub formă tabelară

Spre exemplu formularul Magazie se prezintă astfel în cele trei moduri de vizualizare:

Design View	Form View	Datasheet View

Pentru crearea formularelor in Access 2000 se utilizează controale. Un control este un obiect grafic care poate fi pozitionat pe un formular, raport sau pagina de acces la date (Data access page). Un control poate afisa date si/sau efectua actiuni.

Pentru crearea unui formular exista mai multe moduri prin care se poate crea un formular, dar cele mai importante sunt urmatoarele:

• prin utilizarea instrumentului wizard: Create form by using wizard,
• crearea în fereastra de proiectare (manual) Create form in Design view.

Un subformular, este un formular inclus într-un alt formular, pentru a permite afisarea datelor din mai multe tabele sau cereri de interogare, aflate în general în relatii de tipul unu la unu sau unu la mai multi. Astfel, în formularul principal vor fi afisate datele din partea unu a relatiei, iar în subformular cele din partea mai multi. În mod implicit, legatura dintre un formular si un subformular reflecta legatura dintre tabelele pe care se bazeaza. Prin urmare, la un moment dat în formular vor fi afisate o înregistrare aflata de partea unu a relatiei iar în subformular înregistrarile corespondente din tabela aflata de partea mai multi a acesteia. Într-un formular care contine un subformular se pot specifica criterii de filtrare numai asupra câmpurilor din formularul principal.

Facând apel la exemplul nostru, relatia de tip 1- n dintre tabelele Categorii si Camere face posibila crearea unui formular unde se vor afisa Camerele si în care se poate include un subformular pentru afisarea tarifului corespondent fiecarei camere.

Din punct de vedere al formatului de prezentare, un subformular poate fi de doua feluri:

• foaie de date (Datasheet view) - se poate crea într-o maniera foarte simpla si permite modificari privind dimensiunea si ordinea coloanelor;
• formular (Form view)- ofera o mare suplete de prezentare prin posibilitati multiple de aranjare a datelor, de utilizare a culorilor, de creare de antet si subsol de pagina si de includere a unor câmpuri de tip OLE.

Pentru includerea unui subformular într-un formular principal trebuie ăarcurşi următorii paşi:

• creare formularului principal,
• crearea subformularului,
• faceţi drag&drop cu subformular peste formularul principal.

Pentru a aduce un subformular într-un formular principal:

• se deschide formularul principal în modul Design;
• se trece în fereastra Database, prin activarea tastei F11, se activeaza butonul , care va afisa lista tuturor formularelor din baza de date;
• se deplaseaza pictograma corespunzatoare subformularului din fereastra bazei de date în spatiul formularului principal, ceea ce va avea ca efect adaugarea unui control de tip subformular;
• daca este cazul se deplaseaza controlul în locul dorit si se redimensioneaza în functie de necesitati;
• se face dublu clic pe bordura controlului ce reprezinta subformularul, pentru a afisa lista de proprietati a acestuia;
• se verifica legatura dintre formularul principal si subformular prin proprietatile Link child fields si Link master fields, care sunt automat definite de ACCESS pe baza legaturilor dintre tabele; în caz contrar se stabilesc cele doua câmpuri de legatura;
• se trece în modul Forms pentru verificarea rezultatului;
• pentru a aduce modificari în formularul principal se comuta înapoi în modul Design.

Astfel MS Access va crea automat o legătură îbtre cele două formulare.

Legatura automata este posibila în urmatoarele doua situatii:

• formularul principal si subformularul se bazeaza pe tabele aflate în relatii primare de tip 1-1 sau 1-n; situatie în care câmpurile de legatura vor fi cheia primara din tabela aflata de partea 1 si cheia externa din tabela aflata de partea n a relatiei;
• formularul principal si subformularul contin doua câmpuri care sunt identice ca nume si ca tip, iar cel din formularul principal este cheie primara a tabelei sursa; situatie în care legatura se face prin cele doua câmpuri.

Atât formularele,rapoartele cât şi controalele posedă o serie de proprietă.

Proprietatile unui obiect se pot modifica respectând urmatoarea succesiune:

• dacă este vorba de un formular/raport se deschide în modul Design;
• se selectează formularul/raportul din meniul Edit->Select Form (Select Report)); daca este vorba de un obiect plasat pe un formular sau pe un raport acesta se selecteaza printr-un clic pe obiectul dorit;
• se activează fereastra cu proprietati (trebuie sa fie activat meniul View,Properties sau prin actionarea butonului din bara cu instrumente).

Într-un formular se pot plasa câmpuri calculate pe baza unor expresii. Plasarea expresiilor în controalele aflate pe un formular sau subformular se realizeaza prin scrierea acestora în proprietatea Control Source a unui control. Scrierea unei expresii se poate face asistat (Expression Builder) sau prin scriere directa. Daca se utilizeaza scrierea unei expresii în modul neasistat, aceasta trebuie precedata de semnul egal (=expresie). Expresiile pot contine orice functie Access 2000 sau functii definite de utilizator, referiri catre controale aflate pe alte formulare (deschise) etc.

Expresiile plasate în formulare/subformulare pot fi grupate în:

• expresii simple
• expresii care utilizeaza functii agregate (SUM, AVG, COUNT etc.)

Utilizarea în expresii a controalelor din acelasi formular se realizeaza prin referirea numelui controalelor implicate în expresie.

Pentru exemplificare am plasat o caseta de text (numele controlului-proprietatea Name- Valoare) în care am scris în proprietatea Control Source expresia:=Val([Cantitate intrata])*Val([Pret factura]):

Utilizarea în controale a expresiilor din alte formulare se face prin: Forms![Nume formular]![Nume control]. Pentru a putea fi evaluate astfel de expresii, trebuie ca acele formulare de pe care sunt referite controale sa fie deschise în acel moment.

Utilizarea într-o expresie de pe un formular a unor controale din subformular se realizeaza prin: [Nume subformular].Form![Nume control].

3.4 Interogarea bazei de date

Interogarea bazei de date permite afişarea înregistrărilor din una sau mai multe tabele, înregistrări care verifică anumite condiţii, care sunt grupate în funcţie de anumite criterii sau sunt ordonate crescător sau descrescător.

Avantajele oferite de modul de interogare a bazei de date prin cereri sunt:

• selectia câmpurilor din tabele si a înregistrarilor acestora pe baza unor criterii impuse de necesitatile informationale;
• ordonarea rezultatelor dupa anumite criterii;
• introducerea unor câmpuri calculate pe baza unor formule, care folosesc drept operanzi alte câmpuri existente în tabele, precum si posibilitatea determinarii de totaluri pe anumite câmpuri;
• utilizarea într-o cerere a mai multor tabele;
• modularitatea cererilor în sensul ca foaia de raspuns (rezultatul) a unei cereri poate fi folosita ca intrare pentru o noua cerere;
• crearea unor formulare si situatii finale (reports), care au la baza cereri de interogare (create anterior);
• posibilitatea generarii de reprezentari grafice pe baza unor cereri de tip analiza încrucisata.

Interogările pot fi realizate prin intermediul obiectelor de tip Query. Pentru utilizarea unui asemenea obiect trebuie:

• creată o interogare,
• aceasta interogare trebuie executată.

Rezultatul executiei unei asemenea cereri este plasat într-o foaie de raspuns, asemanator foii de date asociate unei tabele.

Crearea unei cereri de interogare (Query) se poate face în mai multe feluri:

• prin utilizarea instrumentului wizard: Create query by using wizard,
• crearea în fereastra de proiectare (manual) Create query in Design view.

De asemenea o interogare poate fi creată şi apelând la limbajul SQL.

Pentru a crea o cerere de interogare în modul Design view:

• În fereastra Database se realizeaza click pe Queries si New;
• În caseta de dialog New Query se executa clic pe Design view si apoi Ok.
• În caseta de dialog Show Table se executa clic pe tab-ul care furnizeaza lista obiectelor bazei de date (tabele, cereri).
• Dublu clic pe numele fiecarui obiect pe care vrem sa-l folosim si apoi clic pe Close.Fereastra de lucru este structurata în doua parti:
  • cea de sus care afiseaza structura tabelelor/cererilor selectate la punctul 4 si eventualele legaturi dintre ele;
  • cea de jos numita grila de proiectare (design grid), în care se va construi cererea din punct de vedere structural si functional; aceasta mai este cunoscuta si sub numele de grila QBE (Query By Exemples).
• Daca avem mai multe tabele si/sau cereri de interogare, trebuie sa ne asiguram ca între ele exista legaturile necesare pentru a raspunde cerintelor impuse de noua cerere de interogare.
• Daca nu exista legaturile necesare între tabele, se stabilesc prin glisarea mouse-ului de pe câmpul de legatura din tabela principala spre câmpul de legatura din tabela secundara; câmpurile numerice de legatura Field Size trebuie sa fie: byte, integer sau long integer.
• În functie de sursa acestora, câmpurile din structura unei cereri sunt de doua feluri: preluate din tabele/cereri sau calculate. Trecerea câmpurilor preluate din tabele/cereri în grila de proiectare se face prin deplasarea mouse-ului din lista de câmpuri în celulele din linia Field. Aceasta trecere poate fi partiala sau totala, în functie de rezultatul final urmarit. Trecerea tuturor câmpurilor dintr-o tabela/cerere în grila de proiectare se poate face în doua moduri:
  • dublu clic în bara de titlu a listei de câmpuri, clic în lista de câmpuri (oriunde) si apoi deplasarea în grila de proiectare;
  • prin deplasarea caracterului * (care se gaseste în capatul listei) în grila de proiectare.
• Ordonarea datelor într-o cerere se poate face crescator sau descrescator, dupa unul sau mai multe câmpuri. Pentru aceasta se realizeaza clic în celula de la intersectia coloanei câmpului cu caseta Sort si apoi se alege între Ascending sau Descending. În cazul în care se specifica mai multe câmpuri de ordonare (chei de sortare), operatia se executa începând cu primul câmp din stânga si continuând cu celelalte spre dreapta pâna la ultimul. Ordinea câmpurilor de sortare influenteaza rezultatul acestei operatii.
• Criteriile de selectie se introduc în celula aflata la intersectia coloanei câmpului cu linia Criteria din grila de interogare. Acestea pot fi simple sau compuse (cu ajutorul operatorilor AND/OR) si pot utiliza o serie de cuvinte rezervate si expresii definite de utilizatori.
• Crearea unor câmpuri calculate:
  • se selecteaza coloana si se introduce comanda View > Totals care va introduce în grila de proiectare linia Totals, daca nu exista;
  • se selecteaza Expresion;
  • în prima linie Field se introduce formula de calcul care are forma generala: Nume-rezultat: [Câmp1] Operator-aritmetic [Câmp2] .... (de exemplu: TVA: [Pret-unitar] * 0.19).

Pentru formularea unor cereri de interogare bazate pe mai multe tabele, este necesar ca acestea sa fie legate prin intermediul unor câmpuri. Aceste relatii între tabele se pot stabili fie în momentul definirii structurii bazei de date (structura tabelelor), prin comanda [Tools, Relationships] sau în timpul formularii unei cereri de interogare prin aducerea tabelelor necesare în zona de lucru si stabilirea legaturilor necesare. Prima modalitate genereaza relatii permanente între tabele, care permit totodata definirea restrictiilor de integritate referentiala, cea de-a doua genereaza relatii temporare, valabile numai pentru cererea în cauza si care nu permit verificarea restrictiilor de integritate referentiala.

În ambele cazuri relatiile între tabele se stabilesc prin punerea în corespondenta a unui câmp dintr-o tabela sursa (principala) cu un alt câmp din tabela destinatie (secundara). Cele doua câmpuri trebuie sa fie de acelasi tip si dimensiune si pot fi chei primare sau externe.

În ambele cazuri relatiile între tabele se stabilesc prin punerea în corespondenta a unui câmp dintr-o tabela sursa (principala) cu un alt câmp din tabela destinatie (secundara). Cele doua câmpuri trebuie sa fie de acelasi tip si dimensiune si pot fi chei primare sau externe.

O cerere de interogare a bazei de date pe mai multe tabele este expresia operatiei de compunere (join) din algebra relationala. Din punct de vedere al SGBD ACCESS, aceasta operatie este de trei feluri: echicompunere, compunere externa si compunere reflexiva.

Prin operatia de echicompunere se extrag toate înregistrarile din tabela sursa care au înregistrari echivalente în tabela destinatie (pentru care câmpurile de legatura sunt identice). De exemplu daca vrem sa aflam intrarile de materiale pentru fiecare material (cantitativ), este clar ca în cadrul tabelei Categorii se pot gasi mai multe materiale decât în tabela Camere (anumite materiale pot exista în cadrul bazei de date dar nu au fost achizitionate pâna în prezent). Prin urmare va fi utilizata operatia de echicompunere.

Prin operatia de compunere externa se extrag toate înregistrarile din tabela sursa si înregistrarile din tabela destinatie, care au valori egale în câmpurile de legatura. Pentru înregistrarile din tabela destinatie, care nu au corespondente în tabela sursa, se vor afisa câmpuri vide.

Cele doua cereri se rezolva prin compunere externa. Relatia dintre doua tabele, din punct de vedere al operatiei de compunere externa, este privita în ambele sensuri:

• de la tabela sursa spre tabela destinatie (de la stânga la dreapta), ceea ce a condus la notiunea de compunere externa stânga (left outer join);
• de la tabela destinatie spre tabela sursa (de la dreapta la stânga), ceea ce a condus la notiunea de compunere externa dreapta (right outer join).

Prin aceste operatii s-a creat posibilitatea formularii unor cereri de interogare inverse, asa cum sunt cele doua exemplificate mai înainte. Pentru alegerea tipului de compunere în cadrul unei cereri de interogare:

• se realizeaza dublu clic pe linia de legatura între cele doua tabele, care va afisa fereastra Join Properties;
• se alege una din optiunile: 1 - echicompunere, 2 - compunere externa stânga sau 3 - compunere externa dreapta si apoi Ok.

Interogările de tip "analiză încrucişată" permit obtinerea unui set de rezultate complexe sub forma matriceala, în care numele liniilor (Li) si coloanelor (Cj) reprezinta criterii mixte de grupare, iar valorile din celulele tabelului (Vij) se obtin prin aplicarea unei functii predefinite (Sum, Min, Max, etc.) asupra unui câmp dintr-o tabela.

Crearea unei cereri de interogare de acest tip, se face la fel ca o cerere care comporta calcule, cu deosebirea ca trebuie specificate câmpurile care furnizeaza liniile, coloanele si valorile din tabel.

În acest sens se procedeaza dupa cum urmeaza:

• se lanseaza crearea unei noi cereri de interogare si se aduc în zona de lucru tabelele necesare;
• se aduc din tabele în grila de proiectare câmpurile dorite si se stabilesc criteriile de selectie;
• se alege Query > Crosstab query, care va aduce în grila de interogare liniile Total si Crosstab si va afisa Group by în celulele din linia Total;
• se executa clic în celula Crosstab a câmpului care va da numele liniilor tabelului si se va selectiona Row Heading din lista derulanta;
• clic în celula Crosstab a câmpului care va da numele coloanelor tabelului si se va selectiona Column Heading din lista derulanta;
• clic în celula Crosstab a câmpului care va furniza valorile din tabel si se va selectiona Value din lista derulanta;
• clic în celula Total a câmpului care va furniza valorile din tabel si se va selectiona operatia dorita (Sum, Count, Max, Min, etc.);
• comanda View, Datasheet View pentru vizualizarea rezultatului.

Se pot specifica mai multe câmpuri pentru a furniza numele de linii ale tabelului si numai unul pentru a da numele coloanelor. Obligatoriu, câmpurile care furnizeaza numele liniilor si coloanelor trebuie sa aiba în linia Total criteriile Group by. La o cerere de interogare de acest tip pot participa una sau mai multe tabele.

Tabelele care rezulta în urma executiei acestor cereri, în mod standard, vor avea numele coloanelor plasate de la stânga la dreapta în ordine alfabetica. Exista posibilitatea schimbarii acestei ordini în functie de necesitatile si preferintele utilizatorului.

MS Access permite şi crearea unor interogări de tip acţiune:

Cererile de interogare de tip actiune se folosesc pentru:

• crearea de noi tabele pe baza celor existente;
• stergerea de înregistrari din una sau mai multe tabele;
• modificarea datelor dintr-un grup de înregistrari;
• adaugarea unui grup de înregistrari la o tabela.

Crearea unei cereri de interogare de tip actiune se face în trei etape:

• crearea unei cereri de interogare de tip selectie si verificarea rezultatului acesteia;
• transpunerea cererii de interogare de tip selectie într-o cerere de tip actiune;
• verificarea rezultatelor în tabele.

Spre exemplu pentru a transforma o cerere de interogare de tip selectie în una de tip actiune cu functia de creare a unei noi tabele se parcurg etapele:

• se trece în modul de lucru Design view;
• se alege Query > Make table - query, care va afisa o caseta de dialog;
• în aceasta caseta de dialog se introduce numele tabelei, se stabileste daca aceasta va face parte dintr-o baza de date ACCESS sau de alt tip (cum ar fi Paradox) si daca va înlocui o tabela deja existenta (prin alegerea acesteia dintr-o lista);
• se activeaza butoanele Ok din caseta de dialog si apoi comanda Query > Run, ceea ce va afisa într-o caseta de dialog numarul de înregistrari din tabela creata;
• pentru completarea cererii se activeaza butonul Ok din ultima caseta de dialog, ceea ce va avea ca efect înregistrarea în baza de date a noii tabele.

3.5 Rapoarte

Situatiile finale (rapoartele) constituie, asadar, finalitati ale ciclului de creare-actualizare-exploatare a unei baze de date, continutul lor fiind vizualizat pe ecran, ori listat la imprimanta.

Cu Access 2000 se pot realiza diferite obiecte de tip raport, utilizând optiunea Reports din meniul Insert.

Exista urmatoarele modalitati de lucru:

• crearea rapoartelor asistata de un wizard,
• realizarea rapoartelor de catre utilizator, dupa alegerea optiunii Design View,
• generarea automata, fara vreo interventie a utilizatorului, a unor rapoarte în care datele sunt prezentate fie pe o singura coloana pentru fiecare înregistrare (optiunea Autoreport: Columnar), fie sub forma de tabel obisnuit (optiunea Autoreport: Tabular),
• crearea de rapoarte sub forma de grafic (cu optiunea Chart Wizard),
• realizarea unor rapoarte de dimensiuni corespunzatoare unor etichete utilizate, eventual, pentru corespondenta (Label Wizard).

Situatiile finale pot cuprinde date provenind dintr-o tabela, sau dintr-o interogare (atunci când sunt necesare date din mai multe tabele), caz în care se raspunde mesajului "Choose the table or query where the object's data comes from:" prin selectarea din lista a tabelei sau interogarii care va sta la baza realizarii raportului. Exista si posibilitatea realizarii de rapoarte care nu au o anumita sursa de date, dar care vor îngloba informatii utile subrapoartelor definite pe tabele ori interogari între care nu au fost stabilite relatii.

3.6 Comenzi macro

Un element de maxima importanta în dezvoltarea unei aplicatii Access îl reprezinta automatizarea operatiilor efectuate si elaborarea unei interfete care sa faciliteze exploatarea bazei de date si sa eficientizeze actiunile utilizatorului. Integrarea formularelor, interogarilor si rapoartelor într-un flux continuu, condus de evenimentele declansate de utilizator, precum si executia conditionata a operatiilor trebuie sa permita chiar si neinitiatilor în Access o deprindere rapida a cerintelor aplicatiei.

Comenzile macro din Access 2000 reprezinta o modalitate simpla si eficienta pentru automatizarea anumitor operatii, oferind posibilitatea dezvoltarii unor aplicatii de o complexitate sporita fara a solicita cunostinte de programare în Visual Basic.

Trebuie specificat ca macrocomenzile Access sunt diferite de macro-urile înregistrate din Word sau Excel care se bazeaza pe generarea automata de catre program a codului VBA pentru o serie de comenzi ale utilizatorului.

Practic, o comanda macro reprezinta o actiune sau o secventa de actiuni selectate dintr-o lista prestabilita, ce realizeaza operatiuni diverse precum deschiderea sau închiderea formularelor, tiparirea rapoartelor, lansarea în executie a altor programe, salvarea înregistrarilor sau executarea unei fraze SQL.

Desi atasarea rapida a macrocomenzilor la evenimentele controalelor de pe formulare, cum ar fi butoanele de comanda, poate parea la o prima vedere suficienta realizarii unor programe complexe, trebuie precizat ca exista anumite limite si deficiente ce fac utilizarea macro-urilor inferioara programarii în VBA. Un prim argument ce poate fi mentionat în acest sens este lipsa de libertate a programatorului în a-si crea propriile functii si proceduri si de a utiliza o serie de functii disponibile în Access. În plus, codul VBA ce raspunde evenimentelor este salvat, importat si exportat împreuna cu obiectele (formulare, rapoarte etc.) conducând la o mai usoara întretinere a bazei de date. Si din punct de vedere al securitatii exista unele dezavantaje: modulele pot fi protejate cu parola, pe când comenzile macro nu, iar în cazul conversiei bazei de date în format MDE macro-urile ramân vulnerabile, putând fi modificate

Crearea unei comenzi macro:

Pentru elaborarea unei noi comenzi macro este necesara parcurgerea urmatoarelor etape:

• În sectiunea Objects din fereastra bazei de date se selecteaza eticheta Macros,
• Se efectueaza click pe butonul New,
  
• În coloana Action se selecteaza din lista actiunea dorita.
• În coloana Comment se tasteaza în dreptul fiecarei actiuni eventualele explicatii. Aceste comentarii sunt optionale.
• În grila Action Argument din partea inferioara a ferestrei se completeaza argumentele actiunii selectate. Continutul grilei de argumente se modifica în functie de elementul selectat în lista Action, fiecare actiune având propriile argumente.

Lansarea în executie a comenzilor macro exista mai multe posibilitati:

• lansarea directa în executie se poate realiza efectuând dublu click pe pictograma macrocomenzii dorite în fereastra Database sau selectând din meniul Tools - Macro - Run Macro.... În cazul în care se lanseaza în executie un grup macro fara sa se precizeze comanda dorita din cadrul acestuia, va fi executata doar prima comanda a grupului.
• executarea prin intermediul unui alt macro se efecteaza selectând în lista de actiuni RunMacro. Argumentele acestei actiuni permit executarea repetitiva a macrocomenzii de un anumit numar de ori.
• lansarea în executie din Visual Basic putem declansa o comanda macro din interiorul unei functii sau proceduri VBA, folosind metoda RunMacro a obiectului DoCmd .
• lansarea în executie ca raspuns la un eveniment se poate realiza atasând o comanda macro unui obiect, ca raspuns la un eveniment survenit în desfasurarea programului . Prin intermediul modelului orientat pe obiecte si dirijat de evnimente putem declansa o comanda macro ca raspuns la deschiderea sau închiderea unui formular ori raport (evenimentul OnLoad), în urma selectarii unui element dintr-o lista derulanta (evenimentul AfterUpdate) sau a deplasarii mouse-ului într-o anumita zona a ecranului (OnMouseMove).

3.6 Alte facilităţi în MS Access 2000

Utilizarea bazelor de date create în versiuni diferite ale Microsoft Access:

Exista situatii care impun utilizarea unui fisier creat în Access 2000 în sisteme unde sunt instalate versiuni mai vechi ale Microsoft Office. De asemenea, dupa instalarea Access 2000, utilizatorii vor dori sa foloseasca în continuare aplicatiile anterior create. În acest sens exista posibilitatea conversiei bazei de date în formatul corespunzator. Putem efectua aceasta operatiune prin intermediul comenzii Tools, Database Utilities, Convert Database....

Compactarea si "repararea" bazelor de date:

Stergerea înregistrarilor din tabele ori a unor interogari, rapoarte sau alte obiecte ale bazei de date conduce la fragmentarea acesteia. Drept urmare, spatiul ocupat pe disc de respectivul fisier este mai mai mare decât cel necesar în realitate. Pe de alta parte, evenimente precum penele de curent sau închiderea necorespunzatoare a unei sesiuni de lucru în Access pot determina deteriorarea structurii bazei de date.

Pentru a elimina aceste inconveniente Microsoft Access 2000 pune la dispozitia utilizatorilor facilitatea de compactare si reparare a bazelor de date, Compact and Repair Database. (În versiunea Access'97 cele doua optiuni erau prezentate separat).

Pentru a realiza operatiunea de compactare asupra unei baze de date deja deschise se selecteaza din cadrul meniului Tools optiunea Database Utilities, Compact and Repair Database. În acest caz baza de date compactata va lua locul celei vechi. În cazul unei baze de date distribuite este necesara, în prealabil, închiderea acesteia de catre toti utilizatorii.

Conversia bazelor de date în format MDE presupune compilarea tuturor modulelor, renuntarea la posibilitatea de editare a codului VBA, precum si compactarea bazei de date destinatie. Codul VBA va continua sa functioneze, dar nu va putea fi vizualizat sau editat. Dimensiunea bazei de date va fi considerabil micsorata, ca urmare a îndepartarii codului, iar performantele obtinute vor fi îmbunatatite prin gestionarea optima a memoriei.

Database Splitter: acest program utilitar este disponibil în meniul Tools > Database Utilities... doar în cazul în care ati selectat Additional Wizards Component la instalarea Access 2000. Prin intermediul Database Splitter se ofera posibilitatea separarii tabelelor de celelalte obiecte ale bazei de date (formulare, rapoarte etc.) generându-se practic doua fisiere. Este o facilitate extrem de utila, în special în cazul sistemelor multiuser, permitând fiecarui utilizator gestionarea elementelor de interfata într-un fisier separat.

Fereastra Start-Up:

reprezintă formularul care care este deschis automat la deschiderea bazei de date. De exemplu, un formular care sa ofere butoane pentru accesul la toate functiile aplicatiei (formulare, rapoarte, interogari, tabele), fara ca utilizatorul sa fie nevoit sa cunoasca numele formularelor, rapoartelor etc. Stabilirea acestui formular si a altor parametrii ai bazei de date se realizeaza din meniul Tools-StartUp.

Privitor la securitatea bazei de date, Access 2000 ofera urmatoarele posibilitati:

• stabilirea unei parole de acces la baza de date;
• crearea de utilizatori pentru accesul la baza de date si stabilirea de drepturi de acces pentru fiecare;
• criptarea bazei de date
• stabilirea unei parole de acces la baza de date se realizeaza din meniul Tools - Security - Set Database Password. Pentru a putea stabili sau elimina parola bazei de date, aceasta trebuie deschisa pentru utilizare exclusiva.